In Algemeen, Blogs

Wij werken veel met Google Drive: een online systeem voor het maken, delen en beheren van bestanden. In Google Drive is ook het product Google Docs geïntegreerd waarin je bestanden kunt maken. Het is een gratis tool die voor iedereen te gebruiken is.

Wat is Google Drive? En voor wie is het handig?

Om Google Drive te gebruiken heb je eigenlijk twee dingen nodig: Een internetverbinding & een Google Account. Die tweede is gratis om aan te maken. Google Drive is geschikt voor de particulier maar ook zeker voor zakelijk gebruik. In Google Drive kun je verschillende soorten bestanden maken:

  • Google Documenten: Dit zijn tekst bestanden, je kunt het vergelijken met Microsoft Word.
  • Google Spreadsheets: Dit zijn spreadsheets waarin je ook formules kunt gebruiken, filteren, meerderde tabbladen etc. Dit is vergelijkbaar met Microsoft Excel.
  • Google Presentaties: Hier kun je presentaties in maken met bewegende elementen, teksten en afbeeldingen. Vergelijkbaar met Microsoft PowerPoint.
  • Google Formulieren: Hier kun je formulieren mee bouwen, bijvoorbeeld om een enquêtes mee op te zetten. De resultaten worden vervolgens opgeslagen in een Google Spreadsheets.
  • Google Tekeningen: Dit is een vrij simpele tekentool waarin je wat vormen kunt maken, en zelf wat simpele tekeningetjes kunt maken zoals diagrammen. Je kunt het een beetje vergelijken met Paint.
  • Google My Maps: Hiermee kun je een eigen map maken. Bijvoorbeeld met winkelvestigingen. Die kun je vervolgens weer op je eigen site toevoegen.

Je kunt in Google drive ook je al bestanden uploaden: afbeeldingen, documenten of de hele backup van je website. Je kunt er alles kwijt.Bij de gratis versie heb je 15 GB aan opslagruimte die je kunt gebruiken. Wanneer je Google Apps for Work gaat gebruiken krijg je 30 GB per gebruiker.

Voordelen van werken met Google Drive

Er zitten heel veel voordelen aan het gebruik van Google Drive:

  1. De beste functie als je het mij vraagt: Meerdere personen kunnen tegelijkertijd aan 1 document werken. Je kunt dus live zien wat de ander doet en daarop aanvullen. Zo kun je samen een groot document bewerken, of een spreadsheet bouwen.
  2. Ook een hele fijne functie: Hij slaat het automatisch op. Ben je bezig aan een bestand en valt je PC uit vanwege updates? Of een stroomstoring? Geen zorgen je bent het niet meer kwijt. Google Drive slaat je bestanden met regelmaat op waardoor je nooit meer hele bestanden kwijt bent.
  3. Je hebt altijd toegang tot het recentste document. Je kent het wel, iemand maakt een bestand, mailt het rond, iedereen doet een toevoeging en voor je het weet heb je 4 losse bestanden. Met Google Drive gebeurt dat niet meer. Iedereen kan bij het zelfde bestand, en bewerkingen worden live getoond aan anderen die het document open hebben.
  4. Je kunt zien wat er onlangs gewijzigd is aan het bestand. Er wordt een revisiegeschiedenis bijgehouden.
  5. Je kunt notities of opmerkingen toevoegen aan een document waar anderen op kunnen reageren. Zo blijft het document netjes en kun je gemakkelijk de opmerkingen bekijken.
  6. Je kunt sommige bestanden ook offline beschikbaar maken. Dat je bijvoorbeeld in het vliegtuig nog even verder kan werken aan het bestand.
  7. Je kunt niet alleen bestanden delen, maar je kunt ook gehele mappen delen zodat je niet elk bestand afzonderlijk hoeft te delen.
  8. Altijd en overal bij je bestanden kunnen! Je hebt alleen maar een internetverbinding nodig om bij al je bestanden te kunnen komen. Thuis, onderweg of op kantoor maakt geen verschil meer.

Google Apps voor bedrijven

Wanneer je zakelijk aan de slag wilt met Google Drive kun je voor ”Google Apps for Work” kiezen. Zo kun je al je bestanden in de cloud opslaan en zijn je werknemers nooit meer een e-mail kwijt.De voordelen van Google Apps for Work zijn:

  • Je maakt gebruik van Gmail voor alle e-mail maar dan wel met je eigen domeinnaam (bijvoorbeeld @jebedrijf.nl)
    • Je hebt daardoor automatische spambeveiliging
    • Je kunt gebruik maken van gedeelde agenda’s
    • En er zit een super krachtige zoekfunctie in
    • Je kunt gemakkelijk groeps e-mailadressen aanmaken
  • Je kunt bestanden in Google Drive makkelijker delen met je collega’s of werknemers. Je krijgt waarschuwingen wanneer je bestanden deelt met iemand buiten de organisatie.
  • Per gebruiker krijg je 30 GB aan opslag ruimte voor e-mail maar ook Google Drive bestanden. Dit is natuurlijk een enorme hoeveelheid die je gewoon in de cloud kwijt kan. Altijd en overal bij je bestanden kunnen! Is  30 GB niet genoeg kun je ook kiezen voor een iets duurder abonnement waarbij je een onbeperkte hoeveelheid opslag krijgt!
  • Geintergreerde chat en bijvoorbeeld HD videovergaderingen via Hangouts
  • Je kunt gemakkelijk Microsoft Exchange migreren naar Google Apps for Work.

Wil je zelf ervaren wat Google Apps voor jouw bedrijf kan betekenen?

Recente berichten
Contact

Laat een bericht achter en we zullen zo snel mogelijk contact met je opnemen.